Les compétences organisationnelles sont essentielles pour structurer et ordonner les personnes, les objets et les activités de façon cohérente.
Ces compétences sont très recherchées dans le monde professionnel d’aujourd’hui, en particulier pour ceux qui sont amenés à gérer et superviser des tâches. Les employeurs vous demanderont donc souvent de montrer vos compétences organisationnelles lors d’un entretien d’embauche ou sur votre CV.
Parmi les exemples de professions nécessitant de solides compétences organisationnelles, on peut citer les chefs de projet, les assistants de direction et les comptables.
Il est important de développer ces compétences pour atteindre vos objectifs, tirer parti de vos forces et mettre en place des stratégies efficaces pour réaliser vos ambitions et mieux gérer votre temps, déléguer les responsabilités et réussir dans votre carrière.
Exemples de compétences organisationnelles
Gérer correctement son temps, planifier, établir des priorités et déléguer sont quelques-unes des compétences organisationnelles les plus importantes pour maximiser la productivité et l’efficacité. Vous pouvez développer ces compétences en mettant en œuvre divers outils et stratégies, notamment :
- Déléguer : déterminer quelles tâches attribuer à qui en fonction des compétences de chacun.
- Planifier : anticiper les activités à réaliser pour éviter de manquer de temps ou d’exécuter les tâches dans le mauvais ordre.
- Établir des priorités : classer vos tâches par importance pour vous assurer de réaliser les plus essentielles.
- Se fixer des objectifs : définir clairement vos buts pour rester concentré et éviter de passer d’une tâche à l’autre de manière désordonnée.
- Classer et archiver des documents : créer un système de classement pour retrouver facilement les documents dont vous avez besoin.
- Gérer son temps : maîtriser votre temps pour éviter de devoir rattraper le travail juste avant les échéances.
- Compartimenter : parfois, nous devons mettre les tâches de côté et nous concentrer. En compartimentant les tâches ou les idées, nous pouvons améliorer notre concentration et avoir une idée plus claire de ce que nous faisons à tout moment.
- Documenter : de nombreux lieux de travail doivent documenter tout ce qu’ils font et conserver ces documents pour référence future. Sans eux, vous paraîtrez très désorganisé.
- Faire des recherches : sans recherche préalable, vous vous présenterez à un entretien, une réunion ou un projet en vous sentant très désorganisé.
- Faire l’inventaire : dans le commerce de détail, il est nécessaire de faire régulièrement l’inventaire des produits pour que votre lieu de travail reste organisé. Si vous ne savez pas quelle quantité de produit vous avez, vous risquez d’en manquer et de paniquer.
- Tenir ses dossiers : il s’agit d’une compétence organisationnelle dont tout le monde, des étudiants modestes aux PDG, a besoin. Gardez une trace de tout ce que vous faites afin de le réviser et de vous en souvenir ultérieurement. Lors d’un entretien, expliquez vos processus de tenue de dossiers.
- Prise de notes et tenue d’un agenda : noter de manière claire et régulière pour mieux organiser vos pensées et vos journées.
- Créer des listes : utiliser des listes et des checklists pour planifier et organiser plus efficacement.
- Gérer des projets : organiser et motiver les équipes pour atteindre les objectifs fixés.
- Catégoriser : si vous placez les éléments dans les catégories appropriées, vous pourrez alors les classer et les retirer efficacement. Tout a sa place.
- Ranger/Désencombrer : se débarrasser des objets inutiles pour ne conserver que l’essentiel et améliorer l’organisation.
- Planifier : planifier et structurer votre temps pour vous assurer de ne rater aucun rendez-vous ou événement important.
- Prévoir des rappels : la personne la plus organisée dans un bureau rappelle souvent aux gens les échéances à venir pour s’assurer que personne ne les oublie.
- Commencer tôt : l’un des secrets les plus simples pour être organisé est de commencer tôt et de terminer tôt. Cela va des missions à l’université jusqu’aux projets au travail.
- Superviser : un manager qui supervise un groupe de personnes doit organiser, déléguer et répartir les tâches de la manière la plus efficace et productive possible.
- Auditer : l’audit consiste à faire le point sur une situation. Généralement, un audit identifie des moyens d’organiser plus efficacement les tâches. Par exemple, un contrôleur fiscal pourrait identifier des moyens d’organiser plus efficacement les reçus et les factures.
Les compétences organisationnelles sont indispensables dans tous les domaines professionnels. En développant ces compétences, vous optimiserez votre productivité, votre efficacité et votre réussite dans votre carrière.
Pourquoi les compétences organisationnelles sont-elles nécessaires sur le lieu de travail ?
Quand une entreprise se développe, elle a besoin d’employés capables de maintenir une structure dans cette phase. Sans personnes bien organisées, elles perdraient le contrôle des ressources et des dépenses.
En tant qu’employé, il vous est nécessaire de savoir gérer efficacement votre temps et vos projets pour accomplir les tâches qui vous sont assignées. Les managers ne peuvent pas passer leur journée à vérifier que vous travaillez correctement.
De plus, les projets impliquant plusieurs personnes nécessitent une organisation solide pour fonctionner. Vous devez, au sein d’une équipe, être capable d’organiser le groupe et répartir les rôles, tels que la gestion des stocks ou la répartition du temps.
Vos compétences organisationnelles telles que la communication, la délégation, la prise de décision, le leadership et la gestion des conflits sont cruciales pour assurer une collaboration efficace et un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Pourquoi les compétences organisationnelles sont-elles nécessaires pour les étudiants?
Les étudiants doivent posséder de bonnes compétences organisationnelles pour réussir à l’université.
Voici quelques situations où ces compétences seront utiles :
- Planifier votre semaine : aujourd’hui, les étudiants jonglent souvent entre leurs études, un emploi et parfois une famille. Pour traverser la semaine sans encombre, il est essentiel d’être bien organisé dès le début.
- Organiser des sessions d’étude : les examens et les dates limites de rendu des devoirs se concentrant souvent en fin de semestre, il est important d’être organisé. Préparez-vous à l’avance et planifiez vos études pour chaque matière.
- Lors des sessions d’étude : un étudiant organisé réfléchira avant même de s’asseoir pour étudier. Il s’assurera d’avoir sa bouteille d’eau et son bloc-notes à proximité, tout en éloignant son téléphone et toute autre source de distraction.
- Projets de groupe : les enseignants attribuent des projets de groupe aux étudiants pour les aider à développer leur travail d’équipe, leur collaboration, leur communication et leurs compétences organisationnelles. Vous devrez organiser votre groupe afin que chacun sache ce qu’il doit faire et à quel moment il doit le partager avec les autres membres.
- Prendre des notes : lors de la prise de notes en classe, vous avez besoin d’une méthode de note efficace. Une méthode bien connue est celle des notes de Cornell, où vous disposez de différents espaces sur la page pour placer des notes de différents types. Cela facilite la mémorisation rapide des informations lors des révisions.
En développant ces compétences organisationnelles, vous améliorerez votre confiance en vous, votre mémoire, vos habitudes de travail et vos compétences en résolution de problèmes. Ainsi, vous serez mieux préparé pour réussir dans votre vie universitaire et professionnelle.
Emplois adaptés pour les personnes bien organisées
Certains métiers conviennent particulièrement aux personnes minutieuses et organisées, parmi lesquels :
- Professionnel de la gestion de projet : le travail d’un PMP consiste à organiser des projets complexes. Vous devrez coordonner les tâches et les personnes pour assurer la réussite du projet dans les délais.
- Superviseur : ce poste exige de superviser un site de travail, de planifier les horaires du personnel, d’attribuer des rôles et des tâches, de gérer les stocks et de planifier vos propres journées.
- Enseignant : un professeur doit bien préparer ses cours avant le début de la journée, connaître l’emplacement des ressources et savoir gérer un groupe de 25 élèves.
- Comptable ou assistant comptable : ces professionnels assurent l’organisation et la gestion financière d’une entreprise, nécessitant ainsi des compétences organisationnelles pour classer et analyser les données financières.
- Assistant de direction : ce poste demande de gérer l’emploi du temps des cadres dirigeants, de réserver des vols, d’organiser des réunions et de trier les e-mails.
Que vous passiez un entretien d’embauche, une formation ou que vous recherchiez un développement de carrière, ces postes requièrent des compétences analytiques et fiables pour réussir.
Meilleures compétences organisationnelles pour un CV
Dans votre CV, mentionnez des compétences organisationnelles telles que:
- La gestion efficace de la boîte de réception pour un dirigeant de Fortune 500, en filtrant, triant et priorisant les courriels entrants.
- L’audit des procédures de classement des documents en ligne pour une équipe de 10 personnes et l’optimisation des processus pour accroître l’efficacité du stockage.
- La réorganisation des départements d’un bureau de 150 personnes afin de compartimenter les projets de manière plus efficace pour une meilleure concentration et transparence des rôles.
- La supervision de la planification pour une équipe de 10 employés du secteur de la vente au détail afin de garantir un service irréprochable et un soutien rapide aux clients.
- La mise en œuvre d’une plateforme web en nuage (ClickUp) pour améliorer les communications entre les équipes distantes.
Incluez ces compétences dans votre lettre de motivation et vos candidatures pour montrer votre capacité à gérer diverses tâches organisationnelles.
Compétences Associées
- Rédaction : compétences académiques
- Design : compétences en communication
- Développement : compétences interpersonnelles
- Documentation : compétences de recherche
- Recherche : compétences en développement
Conclusion
En tant que personne efficace, il est important de montrer à un employeur potentiel que vous possédez de solides compétences organisationnelles. Pour ce faire, discutez de moments spécifiques où vous avez utilisé ces compétences pour accomplir un travail de manière efficiente et productive.
Pour les étudiants : Parlez de moments où vous vous êtes organisé pour réussir à l’université ou de moments où vous avez mis en place des stratégies pour mener à bien un travail de groupe de manière ordonnée.
Pour les personnes ayant une expérience professionnelle : Mentionnez les occasions où vous avez élaboré des stratégies pour maintenir l’organisation et la structure dans votre lieu de travail.
